以前までは注目されることも少なかったハロウィンですが、最近では秋の代表的なイベントとして定着しつつあります。
広く周知されるようになった分、イベントも増加しているでしょう。
ハロウィンイベントの規模にもよりますが、200〜300人規模の大きいイベントになれば、その事前準備にも力を入れる必要があります。
特にハロウィンの場合、毎年のようにトラブルやマナー違反が注視されています。
このようなイベントを楽しく安全に終えるには、きちんと計画しておくことが大切です。
規模の大きいイベントの場合はSNSを利用して拡散する方が効率的です。
個人で宣伝するよりずっと多くの人の目に触れることになり、その分動員人数にも期待できます。
また、SNSはイベントスタッフの求人としても役に立ちます。
仲の良い友人だけで主催することも可能ですが、規模が大きくなればなるほどスタッフはたくさん必要です。
より良いイベントにするには、ある程度人材を確保しておかなければなりません。
そのためできるだけ早い時期から呼びかけることが大切です。
イベントの主催自体、簡単にできるものではありませんがスタッフが集まればそれぞれ役割を分担できます。
スタッフ人数が多ければその分負担も少なく済むのです。
スタッフが揃ったら、まずは会場選定していきましょう。
さまざまな会場がありますから、イベントに合わせて選定する必要があります。
会場の費用に関してはばらつきがありますが、10万以上は覚悟しておく必要があります。
会場によっては昼間割安になっている場合もあるため、調べておきましょう。
そのほかにも気になることがあれば、まずはオーナーと直接連絡を取り、日程や状況について確認しておくようにしたください。
基本的にイベントの責任は主催者にあり、トラブルや事故などがあれば、即座に対応しなければなりません。
また、未然に防ぐためにも事前確認は重要です。
オーナーと話せば、具体的な対応策などを知るきっかけにもなります。
できれば、直接イベント会場を訪れ休憩室や、救護室、洗面所などの場所や動線を確認しておくことをおすすめします。
会場が確認できたら、必要な準備物や、トラブル、事故などの対処法、会費などのルールを決めていきましょう。
これらの準備が充実しているほど、安全にイベントが開催できます。
来場した方に気持ちよく利用してもらうためには、即座に対応し案内できるようにしておくことがベストです。
そのためには、スタッフ全体で周知し準備しておくことが重要です。
さらに、会場を盛り上げたい場合は、ゲストを招くというのも良い方法です。
ゲストがいれば来場した方にも楽しんでもらえますし、訴求効果も狙えます。
イベント会場がきまれば、後はは日程を決めていくだけです。
当日でなくても、ハロウィンイベントの開催は可能ですから、いくつか候補を挙げましょう。
特に休日や祝日であれば、多くの動員も期待できます。
ある程度の候補を挙げたら、会場オーナーと交渉します。
ハロウィンイベントの時期は会場の応募も多く、希望日に設定できないこともあります。
希望日を抑えるためには、早めの交渉が必要です。
希望が通り会場、日程が決まれば、SNSで情報を発信します。
この時に、会場の写真や会費、注意事項等を添えておけば、より相手に伝わりやすくなります。
(ハッシュタグを利用するのも良いです。
)
個人だけでは発信力は小さいですが、スタッフ全員で発信すれば、より多くの人の目にとまります。
このようにSNSをうまく利用すれば、イベントを主催するまでの負担はかなり少なくなりますし、コストもかかりません。
特に大規模なイベントを主催したいのであれば、SNSの利用がおすすめです。
求人から集客まであらゆる面において便利なツールです。
イベント主催を予定している方は是非利用してみてください。
